التاريخ
ملخص الوظيفة:
- الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.
- حضور الاجتماعات والاحتفاظ بالمحاضر
- استقبال وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء
المسؤوليات الرئيسية:
- تقديم الدعم والمساعدة الإداريين الرفيعي المستوى للمدير التنفيذي و/أو غيره من موظفي القادة المعينين.
- أداء المهام الكتابية والإدارية بما في ذلك صياغة الرسائل والمذكرات والفواتير والتقارير وغيرها من الوثائق لكبار الموظفين.
- ترتيب السفر والإقامة للمديرين التنفيذيين.
- جدولة وحضور الاجتماعات نيابة عن المديرين التنفيذيين ، وتدوين الملاحظات وتسجيل المحاضر.
- تلقي الاتصالات أو المذكرات الواردة نيابة عن كبار الموظفين ، واستعراض المحتويات ، وتحديد الأهمية ، وتلخيص و / أو توزيع المحتويات على الموظفين المناسبين.
- أداء واجبات إضافية على النحو الذي يحدده التنفيذيون.
- التعامل مع الوثائق السرية لضمان بقائها آمنة.
- مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض على الشروط مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة
المهارات / متطلبات الوظيفة:
- شهادة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- تعبئة جداول الكميات والتقديم على المناقصات وتعبئة ملفات التأهيل.
- التفكير المنهجي مع الكفاءات البحثية التفصيلية.
- فهم شامل للمبادئ الكتابية والسكرتارية.
- معرفة قوية بقواعد البيانات وأنظمة التتبع.
- مهارات تنظيمية وموجهة نحو التفاصيل.
- القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية.
- مهارات الاتصال الكتابية والشفوية.
- اتقان مايكروسوفت أوفيس ، وبرامج الاتصالات التجارية.
الخبرات والمؤهلات:
- خبرة لا تقل عن ٥ سنوات في دور الدعم التنفيذي
- معرفة متعمقة بإدارة المكاتب والإجراءات المحاسبية الأساسية بالإضافة إلى المفردات الفنية للصناعة ذات الصلة